Notice: Error when decoding a theme.json schema for user data. Syntax error in /home/code-kobo/public_html/wp-includes/class-wp-theme-json-resolver.php on line 314

Notice: Error when decoding a theme.json schema for user data. Syntax error in /home/code-kobo/public_html/wp-includes/class-wp-theme-json-resolver.php on line 314

021-3970 9999 info@vibicloud.com

Transformasikan Bisnis Anda Menuju Paperless Office

paperless office

Table of Contents

Sebenarnya, bisnis Paperless ada di sekitar kita sejak komputer ditemukan. Paperless Office sendiri berarti mengurangi beban kertas di kantor Anda. Dengan bertransformasi menjadi Paperless Office banyak manfaat yang akan dirasakan oleh perusahaan (operasional, karyawan maupun di luar tempat kerja).

“ BAGAIMANA KERJA TANPA KERTAS DAPAT MEMBUAT ANDA LEBIH PRODUKTIF??? “

MEETING – Untuk Menghemat Waktu

Rapat dapat menjadi konsumen waktu yang sangat besar bagi sebagian besar karyawan, yang membuat mereka lebih buruk adalah ketika tumpukan dokumen penting dibawa ke rapat.

Terkadang, ketika kita memberikan dokumen cetak kepada peserta rapat, hal-hal yang tidak terduga bisa terjadi, seperti: kertas robek, air di gelas tumpah dan lainnya yang akan dapat mengganggu rapat Anda.

Digital Meeting
Digital Meeting

Makadari itu, mari beralih ke digital meeting yang bisa membuat anda menjadi lebih produktif. Daripada meluangkan waktu untuk pergi ke tempat pertemuan, anda cukup dengan membuka PC, laptop, atau bahkan ponsel anda.

Anda dapat menunjukkan presentasi kepada peserta dengan mengklik ikon layar bagikan, anda juga dapat membagikan dokumen di kolom obrolan dan mulai merekam dengan mengklik ikon rekam untuk menulis Minute of Meeting setelah rapat selesai.

PENYIMPANAN DIGITAL – Untuk Menghemat Keuangan

Menjadi Paperless Office dengan menyimpan dokumen anda di penyimpanan digital tidak mengharuskan kantor anda menyediakan cabinet ataupun lemari.

Dengan memiliki dokumen perusahaan dalam satu penyimpanan terpusat berarti anda dapat menyimpan dokumen dalam jumlah tak terbatas dengan biaya sepersekian kertas dokumentasi.

Penyimpanan Digital
Penyimpanan Digital

Siapa pun yang membutuhkan salinan dokumen dapat dengan mudah mengunduh dan menyimpannya di perangkat mereka, sehingga mengurangi kebutuhan pencetakan dokumen untuk setiap karyawan.

Di masa sekarang ini, peyimpanan digital sangat relevan karena banyak perusahaan beralih ke pekerjaan jarak jauh dan membutuhkan solusi kerja dari rumah yang andal.

PERANGKAT MULTIFUNGSI – Layanan Customer yang Lebih Efisien

Internet telah mengubah cara kita bekerja. Anda dapat menggunakan perangkat multifungsi anda untuk mendigitalkan dokumen penting anda serta terhubung ke perangkat lunak lain.

Contoh : Ketika ada beberapa dokumen yang memerlukan tanda tangan pelanggan, anda tidak perlu mencetaknya dan mengirimkan hardcopynya kepada pelanggan.

Perangkat Multifungsi
Perangkat Multifungsi

Cukup hubungkan perangkat anda ke perangkat lunak seperti DocuSign dan kirim file melalui perangkat anda, lalu minta pelanggan untuk melakukan tanda tangan elektronik dan klik ikon selesai saat mereka menandatangani dokumen.

Baca Juga: Apa Itu Office 365 / Microsoft 365

3 Langkah Mudah Menuju Paperless Office

Kantor tanpa kertas atau yang biasa kita kenal dengan Paperless Office dapat menghemat biaya yang cukup signifikan, peningkatan keamanan dokumen, peningkatan proses, dan lainnya.

Seperti yang kita ketahui bersama, Microsoft telah meluncurkan produk baru mereka yang disebut Microsoft Teams pada tahun 2016.

Microsoft Teams adalah aplikasi yg memuat banyak tools didalamnya, termasuk semua fitur di Microsoft office yang dapat membantu kita dalam mengubah bisnis menjadi Paperless Office.

Berikut adalah beberapa langkah sederhana untuk membuat kantor anda menjadi Paperless Office menggunakan fitur Microsoft Teams :

1. Pengajuan Approval Digital

Pernahkah Anda sulit meminta tanda tangan kalau bos dikantor sedang keluar atau tidak ada ditempat saat kita butuhkan? Saat ini pengajuan Approval sudah dapat dilakukan secara Digital.

Dengan menggunakan Microsoft Approvals, kita dapat mengurangi penggunaan kertas di kantor. Anda hanya perlu melampirkan dokumen dan menandai orang yang akan menjadi pemberi persetujuan dari mana pun dan kapan pun Anda berada.

Sulitnya meminta tanda tangan-pun dapat terpecahkan dengan menggunakn fitur dari Microsoft Approvals yang ada pada Microsoft Teams ini.

Jika Anda perlu menambahkan beberapa informasi spesifik untuk menyetujui permintaan Anda, mulailah obrolan baru pada kolom chat dan mention pemberi persetujuan.

2. File Sharing Karyawan

Dalam upaya untuk menghemat kertas, Anda harus menemukan solusi online untuk menyimpan dokumen yang dapat diakses oleh semua karyawan di kantor.

Dengan menggunakan fitur File Sharing, Anda dapat berbagi dokumen internal termasuk laporan, tugas, tagihan pelanggan, dan lainnya dengan tim Anda tanpa meragukankan sisi keamanan.

Ini dapat membantu perusahaan Anda mengurangi pemborosan pencetakan dan kertas.

3. Video Conference untuk Virtual Meeting

Menghadiri pertemuan virtual dapat membantu kita dalam mengurangi konsumsi kertas. Seperti, tidak adanya kertas cetak atau dokumen untuk dibagikan.

Pertama, Anda cukup membagikan dokumen anda kepada peserta meeting di kolom obrolan dan mulai menampilkan presentasi anda dengan mengklik ikon layar share screen.

Kedua, dengan melakukan virtual meeting kita bisa mengamankan dokumen kita. Tidak ada pencurian dokumen rahasia, keterlacakan dokumen, dan identifikasi cepat orang yang memiliki akses ke data rahasia.

Langkah-langkah sederhana dari fitur Persetujuan Microsoft tersebut dapat membantu anda untuk mengubah bisnis anda menjadi Paperless Office .

Jadi…. Ayo mulai beralih ke transformasi digital !!!! Karena setiap langkah menuju lingkungan Paperless Office akan menghemat waktu, uang, dan ruang penyimpanan anda. Butuh layanan Microsoft Teams? Hubungi kami ya.

GoDigital #SavetheTree #SavetheWorld #PaperlessOffice

Konsultasikan lebih lengkap dengan tim kami, klik button dibawah ini.