021-3970 9999 info@vibicloud.com

Microsoft Approvals : Maksimalkan Produktifitas Karyawan Saat Pandemi

microsoft-approval-system

Table of Contents

Microsoft Approvals adalah sebuah feature terbaru dari Microsoft yang dapat memudahkan para pekerja dalam menjalankan setiap tugas dan tanggung jawabnya. Karena untuk tetap produktif dalam era New Normal sepertinya terlihat sangat sulit.

Sebuah aturan yang mengharuskan setiap Perusahaan hanya membolehkan sebagian pekerja yang hadir di tempat bekerja pastinya akan menimbulkan kesulitan kesulitan. Namun, Microsoft Approvals hadir sebagai salah satu solusi.

Microsoft Approvals

3 Hal yang Menjadi Permasalahan di ERA New Normal

Berikut adalah 3 hal yang menjadi kesulitan utama di era New Normal ini dan kenapa Anda harus menggunakan Microsoft Approvals:

  1. Produktifitas
  2. Komunikasi
  3. Keamanan

#1 Produktifitas

Social Distancing yang mengharuskan beberapa pekerja untuk dapat bekerja dari tempat tinggal masing-masing pastinya akan menyulitkan mereka dalam hal mendapatkan dokumen-dokumen penting yang ada di tempat bekerja serta melalukan beberapa pekerjaan yang seharusnya dilakukan secara bersama-sama, sehingga mengkibatkan produktifitas mereka menurun.

#2 Komunikasi

Dengan berkurangnya Produktifitas, pastinya komunikasi antar pekerja pun menurun. Meeting atau diskusi – diskusi kecil pun akan sangat sulit dilakukan, karena keberadaan pekerja yang tidak semua ada di satu tempat yang sama.

#3 Keamanan

Tidak banyak orang yang memperhatikan hal ini. Sebagai contoh : banyak kalangan milenials yang salah mengartikan WFH, yang seharusnya mereka bekerja dari tempat tinggal masing-masing, namun mereka bekerja di sebuah Cafe, Coffee Shop, Restaurant ataupun tempat lainnya.

Ketika pekerja tersebut bekerja di suatu Cofee Shop dan mereka menggunakan koneksi internet dari Coffee Shop tersebut.

Maka kemungkinan besar data mereka akan bocor, masuknya virus ataupun ancaman keamanan lainnya akan dengan sangat mudah terjadi.

Sisi keamanan ini menjadi hal yang terlihat kecil, namun jika sesuatu hal terjadi maka akan menjadi hal yang sangat fatal. Maka dari itu, kita sangatlah perlu memperhatikan hal ini untuk menghindari ancaman – ancaman keamanan terjadi.

Bagaimanakah Menghadapi Ketiga Hal Tersebut ?

Di masa seperti ini, solusi terbaik untuk dapat melangsungkan suatu pekerjaan ialah beralih ke teknologi digital. Dan Microsoft telah memberikan solusi bagi setiap pekerja – pekerja dengan berbasis cloud.

Salah satunya ialah fitur dari Microsoft 365 yaitu Microsoft Approvals.

Solusi Microsoft Approvals : Produktifitas

Jika kita kaitkan dari sisi produktifitas, Microsoft Approvals mempermudah para pekerja dalam hal mendapatkan persetujuan, khususnya bagi para pekerja lapangan.

Sebagai salah satu contoh, ketika pekerja sedang berada di lapangan dan melakukan suatu tugas yang membutuhkan persetujuan dari berbagai pihak , maka pekerja tersebut dapat membuatkan laporan hasil kerja mereka dan mengunduhnya di Microsoft Approvals lalu memasukan list nama nama pihak yang berwenang memberikan persetujuan tersebut dengan me-mentioned nya.

Dengan me-mentioned nama pihak yang berwenang memberikan persetujuan tersebut, maka pihak tersebut akan menerima pemberitahuan, dan pihak tersebut dapat langsung memberikan jawabannya.

Ketika jawaban sudah di berikan, maka si pengirim dokumen yang membutuhkan persetujuan tersebut akan menerima pemberitahuan melalui email.

Tidak hanya persetujuan dalam hal pekerjaan saja, seperti persetujuan izin cuti, persetujuan janji temu (meeting) dan lainnya juga dapat dilakukan. Hal ini membuktikan bahwa produktifitas dalam suatu pekerjaan tetap dapat berjalan lancar meskipun terhalang oleh jarak dan waktu.

Solusi Microsoft Approvals : Komunikasi

Begitupun dari sisi komunikasi, dengan adanya feature microsoft approvals ini komunikasi di suatu pekerjaan akan menjadi lebih mudah.

Meskipun para pekerja tidak saling bertatap muka yang di sebabkan oleh pemberlakuan New Normal, komunikasi dalam hal pekerjaan pun dapat disampaikan.

Ketika pekerja membutuhkan persetujuan, kita juga dapat menyampaikan pesan kita kepada pihak yang berwenang memberikan persetujuan tersebut di kolom Additional Details.

Solusi Microsoft Approvals : Keamanan

Mengenai hal keamanan kita tidak perlu khawatir karena Microsoft 365 telah memberikan beberapa features keamanan yang dapat mencegah masalah-masalah seperti data bocor, adanya virus serta ancaman keamanan lainnya.

Sebagai salah satu contoh bahwa setiap kotak pesan (mailbox) dilindungi oleh Premier Malware dan Anti Spam Protector. Serta yang lebih penting ialah bahwa Data Center Microsoft sendiri telah disertifikasi, sehingga kita tidak perlu khawatir akan hal keamanan.

Microsoft Approvals sendiri dapat kita akses di dalam Microsoft Teams. Begitupun feature feature lainnya, seperti Microsoft Planner, Microsoft shifts dan lainnya. Begitu banyak feature feature Microsoft yang sangat memudahkan pekerja untuk tetap produktif di Era New Normal ini.

Hal ini membuktikan bahwa di era New Normal ini kita tetap dapat melaksanakan pekerjaan dengan sangat mudah. Khusunya bagi para pekerja lapangan.

Dengan adanya features dari Microsoft 365 ini kita tetap dapat beraktifitas seperti biasanya. Dan aplikasi-aplikasi Microsoft Teams sendiri dapat kita akses melalui ponsel pribadi maupun tablet, yang dimana hal ini sangatlah memudahkan para pekerja.

Dimanapun keberadaan kita, pekerjaaan akan tetap dapat kita lakukan. Maka, New Normal bukanlah menjadi suatu halangan untuk kita tetap dapat menjalankan bisnis karena Microsoft 365 memberikan solusinya.

Lalu bagaimana menghadapi pertanyaan-pertanyaan mengenai keberadaan vaksin yang sudah mulai di distribusikan? Apakah teknologi berbasis cloud ini akan tetap dibutuhkan ?

Saat ini memang sebagian orang beranggapan bahwa dengan adanya vaksin keadaan akan kembali seperti semula. Tetapi pada kenyataannya ialah penerapan New Normal akan terus di berlakukan, yang berarti bahwa Tehnologi berbasis cloud ini akan terus dibutuhkan demi kelangsungan suatu bisnis.

Maka memilih untuk menggunakan Microsoft 365 sebagai solusi bisnis anda saat ini dan seterusnya adalah pilihan yang sangat tepat.

Selain Microsoft Approvals, masih terdapat banyak aplikasi-aplikasi Microsoft lainnya yang dapat memudahkan para pekerja dalam menjalankan tugas dan tanggung jawab mereka. Seperti Power Point, aplikasi ini dapat kita gunakan sebagai media untuk membuat sebuah presentasi yang menarik.

Atau pekerja dapat membuat bahan presentasi di Microsoft Word dan Excel. Dan para pekerja juga dapat memperlihatkan hasil karya atau dokumen yang ingin disampinkan melalui Microsoft Teams dengan cara “share screen”, sehingga setiap peserta meeting dapat melihatnya. Ataupun jika dokumen tersebut ingin dibagikan, pembicara pada meeting tersebut dapat membagikannya di kolom chat pada saat berlangsungnya meeting tersebut.

Berikut adalah beberapa aplikasi – aplikasi dari Microsoft selain Microsoft Approvals yang juga dapat mempermudah para pekerja dalam melakukan tugas dan tanggung jawab mereka di era New Normal : Microsoft Word, Microsoft Excel, Power Point, Microsoft Planner, Microsoft Shifts dan beberapa aplikasi lainnya.

Untuk lebih lanjut mengetahui tentang microsoft approvals Anda dapat menghubungi live chat yang ada di kanan bawah layar Anda, atau mengunjungi halaman berikut ini, Support Microsoft Approvals.

Konsultasikan lebih lengkap dengan tim kami, klik button dibawah ini.